Hola a todos. Y Bienvenido el mes de Octubre. Si, créanlo: ya podemos sacar la Sidra y el Pan Dulce que se acabó el año nomás.
Hoy vamos a terminar (espero) con la última Parte de Las Tareas de la Secretaria.
Preparados, listos… ya!
11. Traducciones: Generalmente, sabemos más de un idioma. Y generalmente ese otro Idioma es el Inglés. Por eso es que es muy probable que te soliciten que hagas más de una traducción en el día a día. Me parece todavía increíble que, cómo están los tiempos, aún haya Altos Mandos en las empresas que no manejen el inglés, pero pasa. Y más seguido de lo que querramos admitir. Así será que vos serás la responsable de este tema.
Las traducciones a veces vienen para realizarse en Documentos digitales; a veces en Presentaciones; a veces, en audios que hay que desgrabar… a veces, simplemente hay que realizar una comunicación telefónica en otro idioma y luego “bajar” la info en español a quien la solicite. De cualquier manera, tené en cuenta que vos ante todo sos una Secretaria y si bien contás con mil herramientas para hacer tu trabajo, ser la Traductora Pública Oficial de la Compañía no es por lo que te pagan.
12. Office Manager: Muchas veces (y en general debido al tamaño de la empresa) la Secretaria cumple con esta tarea que es tan poco valorada a veces. Ser Office Manager significa, básicamente, estar en todo!. Controlar el estado de las Salas, los insumos de papelería y Café; controlar al personal de Limpieza; Coordinar a los Cadetes; Preparar los Almuerzos y hasta Decorar!
Me pasó hace unos años trabajando en Reebok que, al entrar en las oficinas de Administración, me di cuenta que había poca presencia de las marcas. Por eso le sugerí a uno de mis Jefes encargarme de la Decoración de las Salas de Reunión. Con alguna gráfica y otros elementos de merchandising y material POP, pude dejar las salas divinas! No sólo animaban mucho los rincones, sino que los Proveedores y Clientes Estratégicos estaban sorprendidos por el Cambio.
13. Cirulación y Firma de Documentos: Generalmente, tu escritorio funciona como un HUB en donde convergen todo tipo de “Papelitos de Colores” que hay que hacer circular entre varios miembros para que tu tarea concluya. Por eso es que tenés que tener algún sistema para que todo fluya con normalidad y rapidez.
Muchos de los papeles son contratos y Ofertas Comerciales que tu Jefe tiene que firmar. A veces, son Rendiciones de Gastos y Presupuestos. Pero otras veces son Órdenes de Pago, Cheques o Valores para diferentes Proveedores.
Asimismo, la Secretaria en general maneja los Documentos Legales “Madre” de toda empresa: Estatuto Social, Acta de Directorio, Asignación de Autoridades, Poderes, etc. Ellos en general son copias del original que seguramente tendrás que Certificar para que puedan ser utilizados en los trámites en donde se los soliciten. Lo más gracioso es llevar un “Libro de Actas” enorme para que tu Jefe plasme su firma.
Intentá siempre tener un control de lo que va y viene. Y si tenés mil cosas en la cabeza y no podés acordarte de todo, anotalo a mano en cualquier cuadernito que tengas cerca para poder responder cuando te pregunten: “Sabés si Pirulo firmó TAL papel?”
14. Coordinación de Desayunos, Almuerzos y Snacks: Esta tarea es muy divertida y bastante particular. Pero en Reebok teníamos una rutina en la cual yo llegaba, preparaba el mate (de una manera súper especial) para el Presidente; el té blanco en hebras con bizcochitos de grasa sin gluten para el Director Comercial y el mate cocido para el de Administración.
Aparte, cuando salía a almorzar, ya preguntaba los almuerzos de los 3, hacía el pedido y le dejaba el dinero a la Recepcionista cuando viniera el Delivery. Y, a la tarde, tenía un stock de galletitas y salados para cuando les agarraba “antojo”. Y esto era todos los días!
Me acuerdo de estas cosas y una enorme sonrisa se dibuja en mi cara.
15. “Bombero de Informática”: esta tarea la realizamos más seguido de lo que quisiéramos, pero solemos correr hacia las computadoras de nuestros Jefes para ver porqué se le colgó la máquina, buscarle un Archivo, reiniciarle la impresora, verificarle las conexiones de Internet, correrle el antivirus o enseñarle a hacer alguna operación que desconoce.
Lo más importante es conocer nuestras propias limitaciones y poder decir “no sé” cuando realmente no se tiene la solución. Allí nuestros “mejores amigos” de Sistemas saldrán a nuestro rescate!
Hasta acá, todas las tareas en las que pude pensar… Como yapa, voy a hacer una próxima entrega con mis tareas favoritas de esta Lista, para que compartamos.
Ahora si, tírenme con todo! Cuáles piensan que están faltando? Vengan de a uno! 🙂
.:El Blog De La Secretaria:. 